Equipamiento

Debe diagramarse cuidadosamente el lugar físico en el que se desarrollará el evento. La ubicación de la luz, sonido y efectos debe brindar comodidad a los invitados, y cumplir holgadamente con su función.

El equipamiento siempre debe estar armado y probado con anterioridad al evento. Es conveniente acordar un plan de contingencias.

Los tiempos y tandas musicales

Debe acordarse con anticipación muy bien la cantidad de tandas de bailes que habrá, el horario de cada una de ellas, los ritmos a utilizar divididos en esas tandas, y si cada una tendrá anexo de material: sombreros, gorros, lentes, cotillón, etc. En este caso, deberá estar coordinada la entrega ordenada de los mismos.

Además de las tandas, debe establecerse en conjunto con los anfitriones y homenajeads el tipo de música para la recepción y durante la comida.

Shows, locución y otros

En el caso de ser requerido, debe anexarse a la música la locución y el show. Habrá que comunicar a los asistentes la programación musical, y a los responsables el horario en que empieza cada show o el horario en que se realizará la locución, cuánto durarán los mismos, y si requieren de algún efecto de sonido o luz especiales deben estar probados de antemano.